Cómo coordinar el teletrabajo y qué herramientas se pueden usar

Cómo coordinar el teletrabajo y qué herramientas se pueden usar

Publicado el 28/04/2020

El teletrabajo establece una nueva forma de colaboración en la que la tecnología es esencial para trabajar en equipo en la realización de un proyecto. La planificación es un concepto clave para reforzar el intercambio de información en este contexto en el que cada persona se encuentra en un lugar diferente.

Los recursos empleados para implementar esta metodología son útiles por su función de medio en relación con su esencia práctica, pero son los profesionales que se implican cada día en la nueva jornada quienes hacen posible el cumplimiento de los resultados. ¿Cómo garantizar una óptima coordinación en este escenario?

Canales de comunicación

Así como el diálogo es determinante en una reunión presencial, la palabra también es un vehículo de entendimiento en el teletrabajo. Por ello, deben habilitarse las medidas adecuadas para facilitar esta escucha.

Para llevar a cabo esta interacción es recomendable adoptar los pasos necesarios para que esta conexión sea posible. La videoconferencia es una de las fórmulas empleadas para mantener una conversación sobre un asunto y, también, para concretar entrevistas de trabajo en un proceso de selección online. Skype es una de las herramientas más utilizadas en la actualidad.

Trabajo por objetivos

El empleado dispone de un mayor nivel de flexibilidad para concretar la organización de su horario laboral. Transformar este hecho en una oportunidad implica cambiar el enfoque respecto a la experiencia del trabajo presencial.

La productividad sigue siendo un tema importante, pero para hacer un correcto seguimiento del avance de cada proyecto es aconsejable establecer plazos de tiempo en el calendario. ¿Cómo coordinar el teletrabajo? Identificando las metas que quedan vinculadas a periodos temporales. Un fin realista define la dirección a seguir para quien visualiza las tareas de la agenda de un nuevo día.

Formación para empleados

La implementación del teletrabajo en una entidad no solo implica un cambio a nivel corporativo, sino que esta novedad requiere de un proceso de adaptación para aquellos empleados que tienen su oficina en casa.

Es positivo que el líder acompañe a cada profesional en este periodo para guiarle en el aprendizaje de este procedimiento y aclarar las dudas que surgen en esta experiencia. La comunicación, un concepto ya descrito al inicio de este artículo, es indispensable para facilitar este acompañamiento.

Además de explicar con claridad cuál es el protocolo a seguir en cada situación, conviene exponer de forma detallada cuáles son los beneficios de esta forma de colaboración. El teletrabajo se contextualiza en el marco de una empresa con unos principios corporativos que quedarán reflejados en este ámbito.

Refuerzo de la ciberseguridad

Así como una empresa tiene la posibilidad de enumerar cuáles son las fortalezas que el teletrabajo aporta al proyecto, es aconsejable tener una visión de contexto para no perder de vista otros posibles puntos vulnerables. Las medidas aplicadas en este espacio protegen la información en un escenario en el que existen riesgos que conviene evitar desde la prevención.

Qué herramientas se pueden utilizar en el teletrabajo

Es necesario potenciar el trabajo en equipo en esta forma de colaboración. Y también es prioritario establecer los recursos esenciales para utilizarlos de forma práctica en función de un objetivo específico. Estas son algunas de las herramientas que puedes anotar.

1. Evernote es una de las aplicaciones más conocidas para organizar la información pudiendo acceder a esta fuente desde distintos dispositivos. Evernote Business es un medio práctico para planificar nuevos proyectos, estableciendo fechas importantes y concretando reuniones de forma efectiva. Los miembros de este grupo acceden a las actualizaciones correspondientes en notas y archivos. ¿Por qué esta aplicación es especialmente útil en el teletrabajo? Facilita la coordinación entre aquellos empleados que tienen su oficina en casa y se comprometen en el cumplimiento de un objetivo común.

2. Trello es otro de los medios empleados para planificar el teletrabajo. Este lugar reúne los elementos necesarios para incrementar el diálogo a través de la utilización de tableros. Ofrece diferentes funcionalidades para aportar una respuesta adecuada a las necesidades de cada equipo. Trello fortalece la estrategia de colaboración en estas circunstancias al organizar los datos de forma ordenada.

3. La comunicación en el teletrabajo fluye en torno a distintas cuestiones que describen la realidad de esta rutina. La toma de decisiones es uno de los asuntos más relevantes, ya que cada medida produce unas consecuencias. Pues bien, encontrarás fórmulas que propician esta deliberación en torno a una cuestión principal cuando distintas personas intervienen en esta interacción: Loomio facilita este proceso de alcanzar una idea definitiva.

La dinámica de este recurso no solo es favorecer el logro del fin ya descrito, sino eliminar los obstáculos que surgen de manera frecuente cuando se presenta esta situación. Por ejemplo, evitar los largos mensajes de correo electrónico que no conducen a una conclusión final y se prolongan en el tiempo a la espera de una determinación.

La verdadera esencia del trabajo en equipo enriquece el proceso creativo de un proyecto cuando hay espacio para poner en común diferentes opiniones. Y gracias a Loomio cada profesional encuentra un canal para compartir su criterio.

4. La utilización de una agenda es una de las medidas que muchas personas ponen en práctica para visualizar el esquema de tareas pendientes de un nuevo día. Google Calendar es una aplicación que te ayudará a recordar todos los eventos relevantes de la semana para dar prioridad a los asuntos más urgentes.

5. Google Meet es eficaz para concretar reuniones de trabajo a través de videollamadas. Además de Skype, medio que ya hemos mencionado previamente al inicio de este artículo, existen otras herramientas que una entidad puede utilizar para implementar en el teletrabajo.

En conclusión, en este artículo hemos compartido contigo algunas sugerencias para coordinar la colaboración en el equipo ofreciendo a los participantes del mismo los medios necesarios para avanzar en la dirección de una meta que es importante para la empresa. Para que este plan de acción sea positivo, tanto para la compañía como para los empleados, es aconsejable establecer los criterios de este procedimiento en una política de teletrabajo que contiene los detalles relativos a este asunto.

Más información:
Hiberus: https://www.hiberus.com/crecemos-contigo/como-coordinar-un-equipo-agil-en-tiempos-de-teletrabajo/
El País: https://smoda.elpais.com/moda/9-consejos-para-hacer-una-entrevista-de-trabajo-o-incluso-una-reunion-por-skype/
Incibe: https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/blog/si-necesitas-teletrabajar-sigue-estos-consejos-seguridad-0
Diario de Navarra: https://www.diariodenavarra.es/noticias/vivir/tecnologia/2020/04/25/herramientas-teletrabajo-para-tomar-notas-forma-rapida-687495-3195.html
Antevenio: https://www.antevenio.com/blog/2020/04/aplicaciones-durante-el-coronavirus/
Evernote: https://evernote.com/intl/es/business
Trello: https://trello.com/es
Sesame: https://www.sesametime.com/blog/las-6-herramientas-que-necesitas-para-teletrabajar/
G Suite: https://gsuite.google.com/intl/es-419/products/meet/
Por2Cuenta: https://por2cuenta.com/politica-teletrabajo/

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